Skær AX-rollerne til og slip for unødige licensomkostninger

Skær AX-rollerne til og slip for unødige licensomkostninger

Det bliver nu meget lettere at navigere i den meget komplekse AX sikkerheds- og licensstruktur og tilpasse brugerroller og privilegier, så I som virksomhed kun betaler for de funktioner, jeres brugere faktisk anvender.

Steffen Schou Bojer

Columbus
Functional Solution Architect
Tags: 
; 23.02.16    : 00:00
Skær AX-rollerne til og slip for unødige licensomkostninger

Det kan give store potentielle besparelser, øget produktivitet og sikkerhedsniveau samt en fladere indlæringskurve, så nye AX-brugere hurtigere kan komme godt i gang.

”Ideen er at sikre, at virksomheder kun betaler for de AX-licenser, de har behov for. Det giver ro i maven, ligesom der kan være penge at spare i en grad, så du faktisk mærker det i budgettet. Samtidig øger du sikkerhedsniveauet og mindsker antallet af funktioner og muligheder, som den enkelte bruger skal overskue,” forklarer Steffen Schou Bojer, Senior Business Consultant hos Columbus.

Han er primær drivkraft bag værktøjet Dynamic Security Management – eller blot DSM – der integrerer direkte i Microsoft Dynamics AX og gør det lettere og hurtigere at tilpasse roller og privilegier for hver enkelt bruger. Dette er langtfra så enkelt, som det måske lyder, og årsagen skal findes i en af de styrker, der har gjort AX til den succes, som platformen er i dag. Nemlig evnen til at passe ind i organisationer af praktisk taget enhver størrelse.

Bagsiden af denne fleksibilitet er dels et næsten uendeligt antal kombinationsmuligheder mellem rettigheder og sikkerhedsindstillinger på brugerniveau, dels en licensmodel, som kan tage pusten fra selv den mest indsigtsfulde controller. Disse to forhold er tillige koblet i den forstand, at licenstrinnet i vidt omfang er en funktion af de muligheder og funktioner, brugeren har adgang til – og med vejledende licensomkostninger fra DKK 2.200 til 22.300 pr. bruger er prisforskellen ikke helt triviel.

Mange tusinde kroner at spare pr. bruger

”Licensprisen pr. bruger er direkte afhængig af brugerens rolle og dermed rettighedsniveau. Men de grundlæggende brugermodeller, du kan vælge mellem i AX, passer ikke særlig godt til den gennemsnitlige danske virksomhed. Derfor er man groft sagt nødt til at skræddersy sine egne på baggrund af bl.a. mere end 30.000 sikkerhedselementer. Det er selvsagt utrolig kompliceret og øger – i de mest ekstreme tilfælde – risikoen for, at man for nogle brugere betaler op mod 20.000 kroner for meget, fordi man har en licens, man reelt ikke har behov for. Risikoen øges ligeledes for, at man får uventede ekstraregninger med seks cifre, når Microsoft foretager det årlige licensaudit og korrigerer licenstrin på basis af faktisk anvendelse,” forklarer Steffen Schou Bojer.

Han tilføjer, at han i et enkelt tilfælde endog har set ekstraregninger i millionklassen, ”hvilket de færreste tror på, når jeg beretter om det i professionel sammenhæng. Men den er god nok, og med f.eks. 100 brugere kan det hurtigt løbe op, hvis du er rigtig uheldig.”

”Det handler om at skære AX til”

DSM fungerer i praksis ved at ”optage” en brugers arbejdsgange over f.eks. en time med typiske opgaver og på den baggrund identificere de funktioner og data, vedkommende anvender i sit arbejde. Herefter vælger man fx den rolle i DSM, der ligger tættest på de faktiske behov, og justerer den, så man rammer et rettighedsniveau, der sikrer, at brugeren kan løse sine opgaver.

”Det handler om at skære AX til for den enkelte brugertype i en virksomhed. Ofte kan du på den måde reducere adgangen ganske betragteligt og stadig understøtte alle relevante processer for brugeren. Det giver selvsagt store potentielle licensfordele, men gavner også brugervenligheden, fordi der er mindre ”støj” og færre valgmuligheder at tage stilling til i brugergrænsefladen. Hvilket igen gør dig mere produktiv som bruger og reducerer antallet af fejlkilder. Mange af vores kunder fremhæver også, at det er med til at gøre indlæringskurven fladere for nye brugere, så de kan komme hurtigere i gang med AX,” siger Steffen Schou Bojer.

Værktøj letter revision og indkøring af nye medarbejdere

Han fortæller, at virksomhederne dels bruger DSM til at skabe overblik over og tilpasse roller hos eksisterende brugere, men at værktøjet i vidt omfang også bruges til at sikre, at nye ansatte komme på rette hylde fra dag et.

”Når der kommer en ny person ind i virksomheden, sætter man optagelsen i gang og matcher den ud mod rollerne for at se, hvilken rolle, der passer til vedkommendes funktion og opgaver. Er det et 100% match med det samme, så er det jo fint – men ellers kan du om nødvendigt tilpasse den bagefter. Hvilket alt andet lige er langt hurtigere end at skulle skabe en rolle fra bunden,” forklarer Steffen Schou Bojer.

Værktøjet sparer også tid og giver overblik i forbindelse med IT-audit. Her bruger IT-revisorerne det til at få et klart billede af, hvilke brugerroller, der er tildelt på tværs af virksomheden.

”Det er både et sikkerhedsspørgsmål, fordi revisorerne nemt kan få udspecificeret – på tværs af samtlige brugere, hvilke medarbejdere, der har adgang til hvilke informationer. IT-revisorerne kan også selv bruge DSM til at undersøge i detaljer, hvorfor man f.eks. har mange enterprise brugere,” siger han.

Fladere indlæringskurve og højere sikkerhedsniveau

Værktøjet giver også konstant overblik over den licensmæssige konsekvens ved at tilføje nye privilegier til roller, inden det gøres i praksis, ligesom man let kan se virksomhedens aktuelle licensforbrug – hvilket i begge tilfælde minimerer risikoen for over- eller underlicensiering.

Tilsvarende gør DSM det nemt at justere, hvilke skærmbilleder den enkelte bruger skal have adgang til, hvilket giver mulighed for at implementere en finkornet styring af adgang til f.eks. løn, kontraktuelle forhold og detaljerede kundeinformationer.

”Des bedre en virksomhed kender sine processer, des hurtigere og mere effektivt kan vi med DSM hjælpe dem til at tilpasse brugerrollerne, så de flugter med det faktiske behov. Og i tilgift sparer de over tid dyre konsulenttimer, fordi de bliver i stand til at foretage mange tilpasninger selv via værktøjet. Så der er en gevinst at hente i næsten enhver situation og uanset virksomhedens 'AX-modenhed',” siger Steffen Schou Bojer.

Læs mere om automatiseret sikkerheds- og rolleopsætning i Dynamics AX ved hjælp af Dynamic Security Management, eller send os en besked, hvis du ønsker en vurdering af, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.